我們不時收到客人查詢及求助，留意到普遍初創老闆對公司條例及稅務條例並不了解或輕視其重要性，直至收到政府有關部門通知書提及有關罰款才開始著手處理。本篇文章將列出有限公司於成立後第二年的重要法定責任，例如首次公司報稅及常見被遺漏呈交的法定文件，讓你提前準備以避免不必要的罰款開支。
成立第二年的時間流程:
1.保存業務紀錄
先提及一個非常重要的責任，稅務條例定明業務經營者須保存業務紀錄，包括記錄收入及付款的帳簿、憑單、銀行結單、發票、收據等。如業務紀錄不齊全除了違反稅務條例之外，亦對會計、財務報表、審計、報稅等後續有負面影響，情況嚴重會再引伸出其他問題及罰款，所以由一開始就要把所有業務紀錄保存好。
期限：
保存業務紀錄最少 7 年
罰則：
無合理辯解而未能遵辦稅務條例的規定，最高罰款為$100,000。
2.周年申報表（Annual Return, NAR1表格）
公司每年需向公司註冊處提交周年申報表，用於更新公司的基本資料，例如股東、董事、秘書、註冊地址等。
期限：
在成立週年日後42天內提交。
逾期罰則：
最高定額罰款是$50,000，而按日計算的失責罰款的最高罰款額則是每日$1,000。
3.商業登記證 （Business Registration Certificate, BR） 商業登記證由稅務局轄下的商業登記署發出，用於證明業務資料，務使營商人士易於履行他們的法定責任，包括業務名稱、業務類型、證書編號等。
期限：
分一年有效期及三年有效期兩種，在指定到期日前續期。
逾期罰則：
可被判罰款最高$5,000及入獄一年。
備註：
印有付款機印方為有效的商業登記證。
4.年度財務報表（Financial Statements）
根據《公司條例》，有限公司的董事須就每個財政年度擬備符合規定的財務報表包括資產負債表、損益表、現金流量表及權益變動表，用於反映公司的財務狀況和業績，例如資產、負債、收入、支出等。財務報表須經審核，並在周年成員大會上提交公司省覽，亦是每年公司報稅時提交給稅務局的佐證文件。
期限：
召開周年成員大會前或利得稅報稅表期限前。
逾期罰則：
可處罰款$300,000；若涉及故意不採取一切合理步驟遵守條例，可處罰款$300,000及監禁12個月。
5.審計報告（Audit Report） 公司的年度財務報表必須由香港執業會計師（CPA）審計，評估財務報表是否符合會計原則、香港公司條例的披露要求及稅務條例的納稅義務，審計報告則是在審核完成後所總結的報告書。
期限：
召開周年成員大會前或利得稅報稅表期限前。
逾期罰則：
可處罰款$300,000；若涉及故意不採取一切合理步驟遵守條例，可處罰款$300,000及監禁12個月。
6.召開周年成員大會 （Annual General Meeting, AGM） 周年成員大會是公司每年向股東匯報和決定重要事項的一次會議，例如選舉董事、通過財務報表、分配股息等。
期限：
成立公司後18個月內舉行第一次周年成員大會，之後在每個財政年度舉行。
逾期罰則：
公司及其每名責任人可各被檢控，最高定額罰款$50,000。
備註：
根據新條例第612(2)(a)條，只有一名成員的公司無須舉行周年大會，亦無須通過決議以免除舉行周年大會。
7.利得稅報税表（Profits Tax Return, BIR51表格）
公司在香港經營業務所產生的利潤，需被稅務局徵收利得稅。稅務局會於每年 4 月向公司發出利得稅稅表供公司申報，公司需連同一切佐證文件呈交。
期限：
首份利得稅報稅表會於公司成立後第18個月後發出，首次申報時間為報稅表於發出日計起的3個月內，其後每年申報時間為報稅表於發出日計起的1個月內。
逾期罰則：
最高罰款為$10,000及在指定時間內完成申報；如稅務局認為情況嚴重，可被加徵相等於少徵稅款3倍的罰款。
備註：
由於呈交報稅表時需要提交一切佐證文件，包括已核數的財務報表及利得稅計算表，所以在報稅前必須先完成財務報表及審計。
8.僱主填報薪酬及退休金報税表（Employer’s Returns, BIR56A表格）
僱主由聘用首名員工開始，就要履行僱主的税務責任，包括申報支付給僱員的薪酬。稅務局會於每年 4 月向僱主發出僱主填報薪酬及退休金報税表供僱主申報，僱主需連同有關申報支付給僱員薪酬的IR56B及ir6036b表格。
期限：
於僱主填報薪酬及退休金報税表發出日計起的1個月內。
逾期罰則：
最高罰款為$10,000及在指定時間內完成申報。
備註：
即使沒有聘用員工，只要收到僱主填報薪酬及退休金報税表就要完成申報，並在BIR56A表格「沒有」的方格內加上「√」號。
以上重要法定責任對大部份的初創老闆來說也不容易，如果你跟大部份人一樣都覺得難以處理，你可以選擇交給我們辦理，以便空出你的時間及精力專注在發展業務上。
HKACE 榮譽顧問
KAS Premier Accounting Services
稅務及會計專家
《扣稅有法》專欄作家
助你合法減低稅務開支
十多年富豐經驗包括：冷氣機廠、食油廠、自動化設備、電子廠、印刷廠、工程、倉存、船務、運輸、鑽石珠寶、水晶玉石、生物科技、健康食品、醫療、食肆、藥房、電器、美容、化妝品、設計、麵包、潔具等多個行業。
封面製作：HKACE
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